I-9 서류, 언제까지 보관해야 하나요? 퇴사한 직원 것도 바로 버리면 안 됩니다

이 글은 미국 이민국(USCIS)의 I-9 안내와 고용주 안내서(M-274)를 옮긴 요약입니다. 매장에서 직원 서류를 직접 보고 확인하는 일반적인 경우를 기준으로 썼습니다. E-Verify, 원격 서류 확인, 재고용, 자격 재확인은 규칙이 더 있으니 이민국 안내를 함께 확인하세요.

직원이 그만두면 서류부터 정리하게 됩니다. 그런데 I-9는 바로 버리면 안 됩니다. 정해진 날까지 보관해야 하고, 그 날은 직원마다 다릅니다.

I-9는 누구에게 받나요?

미국 이민국(USCIS) 안내입니다.

미국의 모든 고용주는 미국에서 일하도록 고용하는 사람마다 I-9를 제대로 작성해야 합니다.

고용주 안내서는 더 구체적입니다.

임금이나 그 밖의 보수를 받고 미국에서 일하도록 사람을 고용할 때마다 I-9를 작성해야 합니다. 보수는 노동이나 서비스의 대가로 주는 가치 있는 모든 것이며, 음식과 숙소도 포함됩니다.

같은 안내서는 작성하지 않아도 되는 경우도 적고 있습니다. 식당과 관련된 것만 옮깁니다.

독립계약자, 그리고 인력 임대나 파견 업체처럼 용역을 제공하는 업체에 고용돼 와서 일하는 사람.

1986년 11월 6일까지 채용돼 그 뒤로 계속 고용돼 있는 직원도 대상에서 빠집니다.

언제까지 작성하나요?

I-9는 직원이 쓰는 1부(Section 1)와 고용주가 쓰는 2부(Section 2)로 나뉩니다.

직원 (1부)

직원은 첫 근무일까지 1부를 작성하고 서명해야 합니다. 채용 제안을 받아들인 뒤라면 언제든 작성할 수 있습니다.

고용주 (2부)

고용주는 직원의 첫 근무일로부터 3영업일 안에 2부를 작성하고 서명해야 합니다. 예를 들어 직원이 월요일에 일을 시작했다면 그 주 목요일까지 작성해야 합니다.

2부를 쓰려면 직원이 낸 서류의 원본을 직접 보고 진짜로 보이는지, 그 직원 것인지 확인해야 합니다. 이 확인도 같은 3영업일 안에 합니다. 원본 대신 받을 수 있는 몇 가지 예외와 그 조건은 이민국의 허용 서류 목록에서 확인하세요.

연방 규정(8 CFR 274a.2)은 처음부터 3영업일보다 짧게 고용하는 경우 첫 근무일까지 마치도록 정합니다. 식당처럼 주말에도 문을 여는 곳은 영업일을 세는 방식이 달라질 수 있으니 헷갈리면 이민국 안내를 확인하세요.

얼마나 보관하나요?

고용주 안내서 원문입니다.

연방 규정에 따라 고용한 사람마다 I-9를 채용일로부터 3년, 또는 퇴사일로부터 1년 중 늦은 날까지 보관해야 합니다.

이민국이 같은 규칙을 쉽게 풀어 둔 문장입니다.

• 근무 기간이 2년 미만이면, 첫 근무일부터 3년 보관합니다.
• 근무 기간이 2년 이상이면, 퇴사한 날부터 1년 보관합니다.

| 직원 | 보관 끝나는 날 | |---|---| | 2025년 3월 1일 입사, 2026년 9월 1일 퇴사 (1년 6개월) | 첫 근무일부터 3년, 2028년 3월 1일 | | 2020년 5월 1일 입사, 2026년 10월 1일 퇴사 (6년 5개월) | 퇴사일부터 1년, 2027년 10월 1일 |

재직 중인 직원은요?

현재 일하는 직원의 I-9와, 그 직원 서류의 사본은 절대 버리지 마세요. 그 직원이 일하는 동안 계속, 그리고 그만둔 뒤에도 일정 기간 보관해야 합니다. 직원이 채용 직후 금방 그만둔 경우에도 마찬가지입니다.

며칠 일하고 그만둔 직원의 I-9도 위 계산대로 보관합니다.

어디에, 어떻게 보관하나요?

I-9는 종이, 마이크로필름, 마이크로피시, 전자 방식으로 보관할 수 있습니다. 매장 안이나 매장 밖 보관 장소에 둘 수 있습니다.

I-9를 이민국(USCIS)이나 이민세관단속국(ICE)에 우편으로 보내지 마세요.

I-9에는 직원의 개인 정보가 들어 있습니다. 이민국은 개인 정보가 엉뚱한 사람 손에 들어가지 않도록 보관 방식을 정하라고 안내합니다. 종이라면 잠기는 서류함에 두세요.

전자로 보관하려면 요건이 더 있습니다. 고용주 안내서(M-274 10.1)는 전자 시스템이 무단 변경·삭제를 막고 찾아내는 장치, 정기 점검, 읽을 수 있는 사본을 뽑는 기능 등을 갖춰야 한다고 적고 있습니다. 직접 만들기보다 이 기준을 맞춘 프로그램을 쓰는 편이 안전합니다.

신분증 사본은 남겨야 하나요?

일반적으로 선택입니다. 예외가 둘 있습니다.

• E-Verify를 쓰는 매장은 직원이 **미국 여권, 여권 카드, 영주권 카드, 취업허가증(EAD)**을 내면 그 사본을 보관해야 합니다
• 원격 서류 확인 절차를 쓰면 직원이 낸 서류 전부의 선명한 사본을, 양면이면 앞뒷면 모두 I-9와 함께 보관해야 합니다

일반적인 대면 확인에서 사본을 남기기로 했다면 규칙이 있습니다.

직원이 낸 서류를 복사하거나 스캔하기로 했다면, 그 사본을 I-9나 직원 기록과 함께 보관해야 합니다. 사본을 남긴다고 I-9 작성을 대신할 수는 없습니다.

위 의무와 상관없이 사본을 남긴다면, 출신 국가나 시민권, 이민 신분과 관계없이 모든 직원에게 똑같이 해야 합니다. 그렇지 않으면 차별 금지법을 어길 수 있습니다.

검사가 오면 어떻게 되나요?

국토안보부(DHS), 법무부 이민자·고용인 권리과(IER), 노동부(DOL) 담당관은 I-9와 함께 보관한 직원 서류 사본까지 검사할 수 있습니다. 담당관은 검사를 시작하기 최소 3영업일 전에 통지합니다. 요청하면 I-9를 보여 줘야 합니다. 요청이 있으면 I-9와 첨부 서류를 전자 파일이나 종이로 기관에 보낼 수도 있습니다.

이 사전 통지는 일반 검사 이야기입니다. 소환장이나 영장에 따른 요구는 다를 수 있습니다.

매장 밖에 보관하고 있다면 그 장소를 담당관에게 알리고 검사가 이뤄지도록 일정을 조율해야 합니다. 검사를 거부하거나 미루면 의무를 지키지 않은 것으로 볼 수 있습니다.

평소에 직원별 I-9가 한곳에 정리돼 있어야 통지를 받고 바로 꺼낼 수 있습니다.

지금 할 수 있는 것

1. 퇴사자 I-9를 바로 버리지 마세요. 직원마다 보관 끝나는 날을 계산해 적어 둡니다
2. 재직자 I-9가 빠진 사람이 없는지 보세요. 위 예외가 아니면 일하는 동안 계속 보관해야 합니다
3. 새 직원은 첫 근무일부터 챙기세요. 직원은 첫날까지, 고용주는 서류 확인과 2부를 3영업일 안에
4. 사본 원칙을 하나로 정하세요. 남긴다면 모든 직원에게 똑같이
5. 잠기는 곳에 한데 모아 두세요. 검사 통지를 받으면 바로 꺼낼 수 있게

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